Whistleblowing-ohjeet
Johdanto – mitä whistleblowing on ja miksi se on tärkeää?
Springvest pyrkii ylläpitämään avointa ja luottamuksellista liiketoimintaympäristöä ja korkeaa liiketoimintaetiikkaa.
Whistleblowing-ilmoituspalvelumme tarjoaa mahdollisuuden ilmoittaa organisaation epäillyistä väärinkäytöksistä luottamuksellisesti. Se on tärkeä työkalu riskien vähentämiseksi ja luottamuksen ylläpitämiseksi, koska se auttaa meitä havaitsemaan mahdolliset väärinkäytökset ja reagoimaan niihin varhaisessa vaiheessa.
Kuka tahansa voi tehdä whistleblowing-ilmoituksen avoimesti tai nimettömästi.
2. Milloin ilmoitus tulee tehdä?
Whistleblowing-palvelumme voi auttaa meitä tiedostamaan vakavia riskejä, jotka kohdistuvat yksittäisiin henkilöihin, yritykseen, yhteiskuntaan tai ympäristöön.
Sen puitteissa käsitellään tiedot vakavista väärinkäytöksistä, jotka voivat liittyä yhtiön toimiala huomioon ottaen seuraaviin aiheisiin:
kirjanpito, sisäiset kirjanpitotarkastukset, tilintarkastukset sekä lahjonnan torjunta, pankki- ja talousrikokset tai
muut vakavat rikkomukset, jotka liittyvät yrityksen elintärkeisiin etuihin tai yksittäisten henkilöiden elämään tai terveyteen. kuten vakavat ympäristörikokset, suuret puutteet työpaikan turvallisuudessa ja erittäin vakava syrjintä tai häirintä.
Jos asia koskee tyytymättömyyttä työpaikalla tai johonkin muuhun asiaan liittyvää väärinkäytöstä, ota yhteyttä esimieheesi tai Springvestin Compliance officeriin, koska näitä asioita ei voi tutkia whistleblowing-prosessin yhteydessä.
Raportoijalla ei tarvitse olla vankkoja todisteita väärinkäytöksestä ennen epäilystä ilmoittamista. Ilmoitukset tulisi kuitenkin tehdä rehellisesti ja vilpittömässä mielessä. Whistleblowing-ilmoituspalvelun väärinkäyttö on vakava rikkomus.
3. Miten ilmoitus tulee tehdä?
Voit ilmoittaa huolenaiheesta eri tavoin:
Vaihtoehto 1 (työntekijä) – ilmoitus omalle esimiehelle: Yhtiöön liittyvissä epäilyksissä yhtiön työntekijöiden tulisi ensisijaisesti ottaa yhteyttä omaan esimieheen.
Vaihtoehto 2 (työntekijä) – ilmoitus muulle johdolle tai Compliance -vastaavalle: Työntekijä voi halutessaan, tai mikäli epäily koskee hänen esimiestään, ilmoittaa asiasta yhtiön muulle johdolle tai Compliance -vastaavalle.
Vaihtoehto 3 (sidosryhmät) – ilmoitus Compliance -vastaavalle: Sidosryhmään kuuluva voi ottaa yhteyttä yhtiön Compliance-vastaavaan compliance@springvest.fi.
Vaihtoehto 4 (työntekijä ja sidosryhmät) – Ilmoita nimettömästi whistleblowing-tiimille whistleblowing-ilmoituspalvelun kautta osoitteessa: https://report.whistleb.com/fi/springvest.
Kannustamme kaikkia epäilyksistään ilmoittavia kertomaan henkilöllisyytensä avoimesti. Kaikki saadut ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti ja ilmoituksen vastaanottajilla on salassapitovelvollisuus. Jos kuitenkin haluat pysyä nimettömänä, voit tehdä nimettömän ilmoituksen. Nimettömän ilmoittamisen mahdollistavaa whistleblowing-kanavaa hallinnoi, WhistleB, ulkopuolinen palveluntarjoaja. Kaikki viestit salataan. WhistleB turvaa ilmoituksen lähettäneen henkilön nimettömyyden poistamalla kaikki metatiedot, kuten IP-osoitteet. Ilmoituksen lähettänyt henkilö pysyy nimettömänä myös jatkokeskustelussa ilmoituksen käsittelijöiden kanssa.
Ensisijaisesti ilmoituksia otetaan vastaan Springvestin sisäisessä ilmoituskanavassa, mutta oikeuskanslerivirasto toimii ilmoittajansuojelun keskitettynä ulkoisena ilmoituskanavana. Lue lisää osoitteessa: https://oikeuskansleri.fi/keskitetty-ulkoinen-ilmoituskanava.
4. Selvitysprosessi
WHISTLEBLOWING-TIIMI
Vain nimetyillä whistleblowing-tiimin jäsenillä on pääsy ilmoituksiin raportointikanavamme kautta. Heidän toimintansa tallennetaan lokiin, ja kaikki toiminta on luottamuksellista. Tutkimusprosessin aikana tiimi voi pyytää tietoja ja asiantuntemusta muilta henkilöiltä. Nämä henkilöt voivat käyttää tarvittavia tietoja, ja luottamuksellisuus koskee myös heitä.
Jos henkilö ilmoittaa huolenaiheestaan suoraan esimiehelle tai whistleblowing-tiimille omissa nimissään, ilmoitusta käsitellään näiden ohjeiden mukaisesti.
ILMOITUKSEN VASTAANOTTAMINEN
Ilmoituksen saatuaan whistleblowing-tiimi lähettää vastaanottoilmoituksen seitsemän (7) päivän sisällä ilmoituksesta ja päättää sen hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Jos ilmoitus hyväksytään, ryhdytään asianmukaisiin toimenpiteisiin tutkimusta varten. Katso alta kohta Tutkinta.
Whistleblowing-tiimi voi hylätä ilmoituksen, jos:
väitetty väärinkäytös ei kuulu näiden whistleblowing-ohjeiden mukaisesti ilmoitettaviin asioihin
ilmoitusta ei ole tehty vilpittömässä mielessä tai se on ilkeämielinen
saatavilla ei ole riittävästi tietoa, jotta lisätutkimus olisi mahdollista
ilmoituksessa esitetty asia on jo ratkaistu.
Jos ilmoitus sisältää asioita, jotka eivät kuulu whistleblowing-ohjeiden soveltamisalaan, whistleblowing-tiimin tulee ryhtyä asianmukaisiin toimiin ongelman ratkaisemiseksi.
Whistleblowing-tiimi antaa asianmukaista palautetta kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksen saamispäivästä.
Älä sisällytä ilmoitukseen ketään henkilöitä koskevia arkaluonteisia tietoja, elleivät ne ole tarpeen huolenaiheen kuvailemisen kannalta.
TUTKINTA
Kaikkiin ilmoituksiin suhtaudutaan vakavasti ja näiden whistleblowing-ohjeiden mukaisesti.
Kukaan whistleblowing-tiimin jäsen tai muu tutkimusprosessiin osallistuva henkilö ei pyri tunnistamaan raportoijaa millään tavalla.
Whistleblowing-tiimi esittää tarvittaessa jatkokysymyksiä nimettömän ilmoituskanavan kautta.
Ilmoituksen tutkimukseen ei osallistu henkilö, jota epäily koskee tai jolla on yhteyksiä siihen.
Whistleblowing-tiimi määrittelee, tutkitaanko ilmoitus ja miten.
Kaikki whistleblowing-ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti.
ILMOITTAJAN SUOJELU, KUN KYSEESSÄ ON EI-NIMETÖN WHISTLEBLOWING-ILMOITUS
Jos raportoija ilmaisee aidon epäilyn, hän ei ole vaarassa menettää työtään eikä kärsi minkäänlaisia seuraamuksia tai henkilökohtaisia haittoja ilmoituksen seurauksena. Ei ole merkitystä, erehtyykö raportoija edellyttäen, että hän toimii vilpittömin mielin.
Tarkoituksenmukaisuuden puitteissa ei-anonyymille raportoijalle tiedotetaan tutkimuksen väitteitä koskevista tuloksista samalla kuitenkin huomioiden niiden henkilöiden yksityisyys, joita vastaan väitteet on esitetty sekä muut luottamuksellisuuteen liittyvät seikat.
Rikoksista syytettäessä raportoijalle ilmoitetaan, että hänen henkilöllisyytensä voidaan joutua paljastamaan oikeudenkäyntien yhteydessä.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY
Ilmoituksen vastaanottajalla on salassapitovelvollisuus, mikäli ilmoituksen tiedoista on pääteltävissä henkilöllisyys suoraan tai epäsuorasti. Whistleblowing-palvelu saattaa kerätä henkilötietoja ilmoituksessa määritetystä henkilöstä, ilmoituksen lähettävästä henkilöstä (jos ilmoitusta ei lähetetä nimettömästi) ja mahdollisista kolmansista osapuolista tutkiakseen eettisten ohjeidemme tai sisäisten sääntöjemme vastaisia epäiltyjä väärinkäytöksiä ja epäsopivaa käyttäytymistä. Tämä käsittely perustuu oikeutettuun etuun estää maineeseen kohdistuvat riskit ja edistää eettistä liiketoimintaa. Ilmoituksen ja tämän käsittelyn alaiset faktat näkee vain valtuutettu henkilö, joka käsittelee kyseisiä tietoja luottamuksellisesti. Asianosaisilla on oikeus tutustua heitä itseään koskeviin tietoihin ja vaatia tarkistuksia tai tietojen poistamista, jos tiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai vanhentuneita, paikallisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Nämä oikeudet voidaan kumota tärkeämmillä turvaamistoimenpiteillä, joiden avulla pyritään estämään todisteiden tuhoaminen tai tapauksen tutkinnan ja käsittelyn muunlainen estäminen. Jos sinulla on kysyttävää tai haluat tehdä valituksen, lähetä pyyntösi osoitteeseen info@springvest.fi.
TIETOJEN POISTAMINEN
Whistleblowing-ilmoituksiin ja tutkimusasiakirjoihin sisältyvät henkilötiedot poistetaan pysyvästi viiden (5) vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, jollei tietojen säilyttämistä vaadita ilmoittajan suojelulaissa tai muissa sovellettavissa laeissa tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Arkistoitavat tutkimusasiakirjat ja whistleblowing-ilmoitukset on anonymisoitava GDPR:n mukaisesti: ne eivät saa sisältää henkilökohtaisia tietoja, joiden perusteella henkilön voi tunnistaa suoraan tai epäsuorasti.
HENKILÖTIETOJEN REKISTERINPITÄJÄ
Springvest Oyj, Pohjoisesplanadi 21 B, 00100 Helsinki, joka vastaa whistleblowing-palvelussa käsitellyistä henkilötiedoista.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄ
WhistleB Whistleblowing Centre Ab (World Trade Centre, Klarabergsviadukten 70, SE-107 24 Tukholma) vastaa whistleblowing-sovelluksesta, mukaan lukien salattujen tietojen, kuten whistleblowing-ilmoituksien, käsittelystä. WhistleB tai sen alihankkijat eivät pysty purkamaan viestien salausta ja lukemaan ilmoituksia. Täten WhistleB:llä tai sen alihankkijoilla ei ole pääsyä luettavaan sisältöön.
5. Whistleblowing-ohjeiden lailliset perusteet
Tämä käytäntö perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetus, EU:n ilmoittajien suojelua koskevaan direktiiviin ja ilmoittamista koskevaan kansalliseen lainsäädäntöön (ilmoittajansuojelulaki 1171/2022).
6. Henkilötietojen siirto ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja säilytetään EU:n sisällä. Henkilötietojen siirto Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle on yleisesti kielletty, paitsi mikäli käytetään erityisiä toimia suojaamaan tiedot.